مؤتمر إدارة المشتريات والتنسيق الإداري

مقدمة عن المؤتمر:

خلال هذا المؤتمر سيتم تزويد المشاركين بالمهارات والأدوات اللازمة لتنفيذ مهام منسق إداري أول بكفاءة و سيتيح لهم فهم دورهم بشكل أفضل و تزويدهم بالمعرفة والمهارات للتفوق في تنسيق المكتب وإدارة المشتريات.

أهداف المؤتمر:

في نهاية هذا المؤتمر سيكون المشاركون قادرين على:

• تطویر المھارات الذاتیة والعملیة للموظفین في جمیع الامور الادارية لزیادة امكانیاتھم الفكریة والعملیة عبر التطبیقات الحدیثة للعمل الاداري مما یؤھلھم لتطبیق اعمال الادارة بشمولیة اكبر.
• اكتساب المهارات المتقدمة التي تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم.
• إدارة المكاتب بكفاءة وفعالية.
• فهم أعمال السكرتارية الإلكترونية، والتواصل الفعّال.
• إدارة الوقت وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الاقتضاء.
• فهم قواعد السلوك الإنساني الراقي في التعامل مع المدراء والمرؤوسين.

الفئات المستهدفة:

• موظفو الشركات والمؤسسات الذين يشغلون وظيفة السكرتاريا وإدارة المكاتب.
• المنسقون والمشرفون والذين تتطلب طبيعة عملهم إدارة الوقت بدقة والتعامل مع الضغط.

محاور المؤتمر:

الوحدة الاولى:

المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب:

• إدارة المكاتب.
• الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل.
• المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة.
• أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري.
• أنواع إدارة المكاتب.
• المكتب الحديث.

الوحدة الثانية:

استراتيجيات التعامل مع ضغوط العمل:

• استراتيجيات فردية: إدارة الوقت، التعامل مع الآخرين، تنويع أساليب العمل وإثراء/ توسيع العمل.
• استراتيجيات تنظيمية: الإثراء الوظيفي، دوران العمل، المشاركة في صنع القرار، تعزيز قنوات الاتصال الأفقي والعمودي، تطوير المناخ التنظيمي.
• فرص التنمية الذاتية: الشفافية والبعد عن المزاجية، بناء روابط اجتماعية ووظيفية بين العاملين، وفن التعامل مع الجمهور.
• استراتيجيات تنمية القدرات: تعزيز القدرات على التحليل والتقييم في بيئة العمل المعقدة، تطوير مهارات الابتكار والتفكير الإبداعي لمواجهة التحديات الجديدة.
• استراتيجيات تحسين الأداء العملي: تعزيز الفعالية التشغيلية وتحسين إدارة المخاطر،تطوير استراتيجيات العمل التعاوني والشراكات لتحقيق الأهداف المؤسسية.

:الوحدة الثالثة 

برتوكول العمل بإدارة المكاتب:

• مفهوم البرتوكول.
• عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب.
• مهارات السكرتير في إدارة برتوكولات التعامل.
• إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب.
• ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين.
• مفهوم الانطباع الأول و االعوامل المؤثرة في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب.
• مفهوم الكاريزما و مهارات التعامل مع الجمهور واستقبال الشكاوى.

الوحدة الرابعة:

 اهمية مهارات الاتصال في إدارة المكاتب:

• مفهوم الاتصال وأنواعه.
• نموذج "ديفيز" للإتصال.
• نموذج "نافذة جو - هاري THE JOHARI WINDOW MODEL".
• المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال.

الوحدة الخامسة:

التميز في إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب:

• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات.
• الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات.
• مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
• طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات.
• فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير).
• فن كتاب التقارير، فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.
• فن تنظيم الاجتماعات.